Agent technico-administratif Cellule Marchés techniques, Energies et travaux

Administratif et technique

Date limite de candidature : 14 octobre 2019

Poste

PREAMBULE
Le Centre Hospitalier de Libourne est un Etablissement Public de Santé (EPS) regroupant environ 3 000 agents ; il a engagé un vaste programme d’investissement de travaux neufs ou de rénovation pour développer ses activités de santé (MCO, EHPAD et psychiatrie) et a regroupé ses achats au sein d’un groupement hospitalier de territoire regroupant 9 EPS de Gironde (GHT33)
Dans ce cadre, le CH de Libourne recrute des agents technico-administratifs en CDI ou par mutation statutaire de la fonction publique hospitalière

DEFINITION
Agents techniques et/ou administratifs, acheteurs et gestionnaires de la cellule Marché des fonctions Techniques, Energies et Travaux

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE :
Responsable de la cellule marché de la DFFT
Direction des Fonctions Techniques et Travaux (DFTT)
Est susceptible d’être mis à disposition partiellement (10%) de l’établissement support de la GHT33, le CHU de Bordeaux

CONTEXTE :
La DFTT assure la conception, la prescription, le suivi des travaux de construction d’une part, la maintenance et l’exploitation des bâtiments et installations techniques d’autre part.
Les opérations de travaux sont de différentes natures (constructions neuves ou rénovation)
L’ensemble des missions doivent être réalisées dans des conditions rigoureuses liées à l’environnement hospitalier (hygiène, sécurité) tout en respectant les programmes, coûts et délais fixés.
Il rassemble pour assurer ces missions des ingénieurs et techniciens hospitaliers dont certains spécialisés dans les filières techniques essentielles, des acheteurs-comptables et secrétaires, des projeteurs dessinateurs ou des conducteurs de travaux

La Direction des Fonctions Techniques et travaux regroupent les secteurs suivants :
Le secteur Travaux, regroupant trois conducteurs de Travaux, et deux dessinateurs
Le service Maintenance et Exploitation, regroupant les secteurs Bâtiment, Fluides et Electricité
Le service de Sécurité regroupant les secteurs Sécurité incendie et Sureté
La cellule Marchés des fonctions Techniques-Energies et Travaux

ACTIVITES PRINCIPALES DE LA CELLULE MARCHES TECHNIQUES- ENERGIES-TRAVAUX

La DFTT exerce les missions de Maîtrise d’ouvrage et/ou Maîtrise d’œuvre des projets de construction ou de rénovation depuis la définition des besoins (pré-programme) jusqu’à l’année de parfait achèvement (1 an après la réception des travaux).
Dans ce cadre, la Cellule Marchés des Fonctions Techniques, Energies et Travaux est constituée de Quatre agents technico-administratifs.
Elle a pour mission :
1- L’élaboration, les consultations et la gestion des marchés de la DFTT
2- La gestion des achats et des facturations de la DFTT
3- La gestion des dépenses d’énergies, d’eaux et de Télécoms, la gestion des contrats de maintenance technique
4- Le suivi des instructions réglementaires, permis et autorisations, associés aux missions de la DFTT
5- La coordination des achats avec les acteurs de la GHT33
6- Le secrétariat de la DFTT
Elle accompagne le Directeur des Fonctions Techniques et Travaux et les responsables de secteur ou service sur le suivi et le respect des comptes budgétaires d’investissements et d’exploitation (Classe 2 et 6). Elle assure une veille technique et réglementaire dans ses domaines et apporte conseil et formation à l’ensemble des acteurs de l’établissement selon leurs besoins.

- 1 - Elaboration, consultation et gestion des marchés
o Supervise ou élabore la rédaction des pièces administratives écrites des marchés des services des fournitures, des prestations intellectuelles et des Travaux associées aux projets (AE, CCAP, RC)
o Anime les procédures de consultations jusqu’à la signature des marchés, avenants et ordres de service (publicité, ouverture des plis, rapports d’analyse des candidatures et des offres, négociations si besoin, commission locale des marchés et avenants, Réponse aux candidats ou offres non retenues, notification et ordre de service des marchés)
o Gère les agréments de sous-traitance et la cotraitance des groupements d’entreprises
o Elabore les procès-verbaux de réception de travaux et de levée des réserves
o Etablit les décomptes finaux, DGD et soldes de tout compte des marchés
o Archive, numérise et tient à jour le tableau des marchés en cours sur l’observatoire de l’achat public
o Transmets les marchés et avenants à la TP

- 2 - Achats et Facturations
o Gère la plateforme d’achat dématérialisé (PLACE) dans ses domaines
o Elabore les commandes d’achat hors marchés, sur accord cadre ou marchés à bons de commande.
o Crée les commandes d’achat sur le logiciel CPAGE et tient à jour le tableau des commandes d’achat en cours
o Réceptionne les factures et situations de paiements et contrôle :
 le respect des délais des paiements
 les avances forfaitaires et leur remboursement
 les retenues de garantie, les cautions et les garanties à première demande
 les révisions et actualisations des paiements
 le paiement direct des sous-traitants
 la gestion des TVA
o Dans le cadre de la dématérialisation des pièces comptables :
 Supervise le contrôle du service fait sur les factures auprès des chargés d’affaire des différents secteurs de la DFTT
 Liquide, enregistre les mandatements des factures
o Gère le CAC, les provisions, les immobilisations et les amortissements dans ses domaines en coordination avec la DAF
o Suit hebdomadairement les facturations sur le logiciel CHORUS (TP)
o Suit et gère les clôtures d’exercice comptable en coordination avec la DAF (Classe 2 et 6) ainsi que les charges rattachées
o Archive, numérise et tient à jour les bons de commande
o Participe à la préparation et au suivi des réunions budgétaires avec la DAF (classe 2 et classe 6)

- 3 – Energies, Eaux et Télécoms – Maintenance techniques
o Suit périodiquement les évolutions des consommations, des tarifications et des dépenses d’énergies et eaux
o Gère les commandes et facturation des concessionnaires (fournisseurs et transporteurs d’énergies, eaux et télécoms) et des entreprises de maintenance
o Gère les créations et renouvellement des marchés de fournitures d’énergies, eaux et Télécoms et les marchés de maintenance technique
o Se coordonne avec la cellule experte Energies de l’UNIHA et avec les acteurs de la GHT33

- 4 - Suivi des instructions réglementaires
o Accompagne l’élaboration et l’instruction des dossiers réglementaires associés à ces projets (permis d’urbanisme, instruction ICPE, …etc.). Dépose et archive les récépissés de dépôt d’instruction
o Réalise les déclarations de d’ouverture et de fin de chantiers (DROC, DACT) auprès des services d’urbanisme (Mairie et préfecture) et de la DGFIP
o Réalise les déclarations préalables auprès de l’inspection du travail (DIRRECT) et des organismes conseil (CARSAT, OPPBTP)
o Archive et numérise les dossiers d’instruction et d’autorisations (PC, AT, PA, PD, dossier de déclaration, d’enregistrement ou d’autorisation ICPE)

- 5 – Coordination avec la GHT33
o Suit la validation des commandes hors marché par l’établissement support (ES) de la GHT33
o Participe et/ou anime les réunions périodiques de la filière Bâti des achats de la GHT 33.
o Accompagne les pilotes de la filière
o Participe et contribue aux respects des procédures d’achat de la filière (fiche opération, fiche contrat, délégation de signature et mise à disposition)

- Secrétariats
o Gère le standard téléphonique de la DFTT
o Organise les réunions et les déplacements (réservation de salles ou de véhicules, ordre de mission,…)
o Réceptionne, date et distribue le courrier en arrivée, envoie le courrier en départ en particulier le courrier en RAR
o Rédige les courriers et compte rendus sollicités par les acteurs de la direction
o Tient à jour les demandes de congés des acteurs de la direction (hors ateliers) et leur inscription dans le logiciel GESTOR
o Tient à jour l’annuaire des partenaires extérieures
o Accompagne les rapports d’évaluations et les demandes annuelles de formation individuels des agents de la DFTT supervisés par les responsables de secteur.
o Accompagne les commandes de fourniture de bureau et de produits d’entretien du ménage ainsi que la maintenance du photocopieur

CADRE REGLEMENTAIRE :
Code des marchés publics
Loi MOP
CCAG Travaux, FCS et PI
Réglementation de sécurité incendie dans les ERP
Code de l’urbanisme
Code de l’environnement
Code du travail
Loi Handicap
Règlement intérieur de la GHT33
Dématérialisation des pièces comptables

RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES
Direction des Services Economiques et Logistique,
Direction des Services informatiques ou Biomédicaux
Direction des Affaires Financières
SDIS et CDSA, DDTM, DREAL, Mairie
GHT33
Trésor Public

Profil


SAVOIR FAIRE REQUIS :
Expérience confirmée dans les achats publics associés aux services techniques et travaux
Expérience confirmée dans la gestion comptable publique, en milieu hospitalier de préférence
Dactylographie et secrétariat
Rompu aux méthodes de gestion rigoureuse assurant respect des coûts et des délais
Pratique des outils informatiques (CPAGE, PLACE, MARCO, CHORUS, GESTOR, ,…)
Aptitude à la gestion des hommes et des projets

QUALITES REQUISES
Sens de l’initiative et autonomie, Sens de l’organisation, Rigueur et Méthodologie
Accueil et Convivialité, Travail en équipe, Innovation, Création et Disponibilité
Informe et rend compte périodiquement, Forme et se forme

CORRESPONDANCES STATUTAIRES
Agents ou adjoints administratifs
Ou Technicien hospitalier

FORMATION INITIALE SOUHAITEE
Bac+2 en comptabilité et/ou achat public

Divers

Je vous remercie de bien vouloir nous transmettre une lettre de motivation et C.V. qui doit être adressé à M. Romain LABROUQUAIRE, DRH, 112 rue de la marne BP 199 -v 33505 LIBOURNE CEDEX ou par mail à sandrine.villadie@ch-libourne.fr

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