Administratif et technique CDD ou mutation
Date limite de candidature : 1 août 2025
Poste à pourvoir au 1er septembre 2025 à l'Institut dde Formation de Libourne., Secrétariat de la direction de l’IFSI, IFAS, IFAP.
DÉFINITION
• Assurer le secrétariat de l’IFSI, IFAS, IFAP et le suivi de la scolarité des étudiants et élèves de l’ensemble des filières
• Appliquer les procédures de sélection d'entrée en formation infirmière, aide-soignante, auxiliaire de puériculture
• Appliquer les procédures de diplomation de la formation infirmière, aide-soignante, auxiliaire de puériculture
• Entretenir les liens entre étudiants/élèves, formateurs et direction quant à la gestion administrative des dossiers des instituts.
HORAIRES ET ORGANISATION DU TRAVAIL
- Temps de travail : temps plein ou temps partiel
- Rythme de travail : 5j/7 (pour temps plein)
NIVEAU DE RESPONSABILITÉ & LIENS HIÉRARCHIQUES
• Directeur des soins, coordonnateur général des activités de formation l’IFSI/IFAS/IFAP/FC du Centre Hospitalier de Libourne
• Cadre supérieur de santé, adjoint à la directrice
• Travail en lien avec la coordination administrative
LIENS FONCTIONNELS
• Coordination pédagogique de l'IFSI/IFAS/IFAP
• Formateurs
• Service Formation Continue
• Les secrétariats des instituts du Nord Gironde
• Directions fonctionnelles de l’établissement support, en particulier avec les affaires financières, les services économiques, Ressources Humaines, système d’information, ….
• Région Nouvelle Aquitaine
• Université
• ARS – DREETS – CFA – France Travail – Mission locale …
• Autres instituts de formation
• Partenaires (MNH, MGEN, CASDEN…)
MISSIONS GÉNÉRALES & ACTIVITÉS
Tâches principales :
Accueil physique et téléphonique : apprenants et tous publics
Gestion du courrier des instituts : réception et traitement
Gestion du secrétariat :
• Traitement et suivi de la messagerie électronique
• Gestion des réunions diverses, des salles
• Gestion des enquêtes (DREETS, ARS, DRESS, INSEE…)
• Élaboration des rapports d’activités, règlement intérieur, déclaration de la DIRECCTE…
• Suivi et traitement des commandes (fournitures, matériel…)
• Suivi et paiement des intervenants
• Gestion du calendrier et rendez-vous de la direction
Gestion de la scolarité des apprenants :
• Traitement et suivi des dossiers de demande de prise en charge financière des apprenants (devis, conventions ...)
• Gestion des OPCO
• Instruction des dossiers de rentrée en formation des apprenants et portfolios
• Suivi des assiduités des apprenants
• Élaboration et suivi des stages des apprenants (conventions, indemnités, tenues, ordres de mission ...)
• Inscriptions et suivi des apprenants sur les plateformes (France Travail, Roméo, Transition Pro, Solstiss …)
• Inscription des apprenants à l’université
• Suivi des dossiers de demande de bourses des apprenants
• Déclaration des accidents de travail des apprenants
• Création des badges des apprenants
• Préparation au mémoire de fin d’études
• Présentation des dossiers des apprenants aux jurys de diplomation (inscription ODESSA, conception des dossiers…)
Gestion des sélections d’entrée en formation :
• Élaboration des dossiers de sélection
• Instruction des dossiers des candidatures des apprenants
• Organisation des jurys de sélection
• Gestion des admissions et suivi des listes (principale et complémentaire)
Politique qualité, gestion des risques :
• Participation aux audits de certification qualité
• Préparation des visites de certification qualité
• Respect du classement et gestion documentaire
• Respect de la politique qualité de l’établissement
Missions ponctuelles :
• Gestion des instances des instituts
• Engagement dans des missions de référent en transversalité,
• Participation à l’entraide entre les instituts (peut être amené à remplacer ponctuellement sur un autre institut ou à la formation continue),
• Participation aux journées d’accueil,
• Participation aux journées portes ouvertes, aux salons des métiers etc….
• Participation à la démarche de certification des instituts
• Participation à la surveillance d’épreuves si besoin
• Possibilité d’entraide entre les différents secrétariats des instituts du Nord Gironde
EXIGENCES STATUTAIRES
• Statut particulier de la Fonction Publique Hospitalière
• En CDD si pas titulaire de la Fonction Publique Hospitalière
Qualifications et diplômes requis :
• BTS Assistant de Direction / Assistant Manager souhaité
• Baccalauréat professionnel ou technologique en gestion administrative souhaité ou équivalant
• Expérience professionnelle en gestion administrative attendue.
APTITUDES REQUISES
Générales :
• Excellente présentation
• Discrétion et respect du secret professionnel
• Sens de la communication et de l'accueil
• Adaptation et intégration
• Organisationnelles, méthodiques et respect des échéances
• Autonomie
• Capacité à faire du reporting
• Ponctualité
• Rigueur
• Réactivité, logique, dynamisme, sens des priorités
• Sens du travail en équipe
• Esprit de synthèse
Connaissances :
• Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook…
• Connaissance ou capacité rapide d’apprentissage pour l’utilisation des différents logiciels métiers et plateforme : Berger Levrault, Odessa, Kairos, Roméo, Solstiss…
• Qualité rédactionnelle
Spécifiques : (souhaitées)
• Connaissance de la réglementation de la formation, des sélections et des référentiels de formation infirmière, aide-soignante, auxiliaire de puériculture
Valeurs professionnelles :
• Sens de la responsabilité
• Écoute
• Loyauté
• Exemplarité
CV et lettre de motivation à l'attention de Mme PEREZ stephanie.perez@ch-libourne.fr
Tel 05 57 25 49 16
